Diskusi Pengelolaan Arsip Pemilu Dalam Forum Reboan
Hupmas, Surabaya-“Arsip Pemilu yang merupakan arsip substantif dan fasilitatif non kepegawaian dan non keuangan KPU menjadi sebuah data dan dokumen yang sangat berharga, serta dapat diolah dan dimanfaatkan kembali oleh publik. Inventarisasi dan pengelolaan arsip Pemilu merupakan salah satu upaya KPU untuk meningkatkan pelayanan PPID.” Demikian paparan awal staf Umum KPU Surabaya, Eswati, yang hari ini menjadi narasumber dalam diskusi rutin Reboan (02/08/2017). 
Mengambil tema tentang “Jadwal Retensi Arsip”, perempuan asli Lamongan ini memaparkan secara jelas isi dari PKPU Nomor 17 Tahun 2016.
“Berdasarkan PKPU Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum, jadwal retensi arsip adalah daftar yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, yang paling kurang berisi informasi jenis arsip, retensi arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip akan dimusnahkan, dipermanenkan, atau dinilai kembali. Penyusutan arsip/dokumen pemilu dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip tersebut,”papar Bu Es demikian biasa disapa.
Bu Es menambahkan, KPU yang telah melakukan retensi aktif maka dapat melakukan kegiatan penyusutan arsip, yaitu pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. “Tetapi proses pemusnahan tersebut juga harus melalui beberapa prosedur yang sudah diatur dalam perundang-undangan dan peraturan bersama. Hasil dari kegiatan ini akan memudahkan KPU untuk menata dan mengelola arsip/dokumen Pemilu tersebut karena sudah ada pemetaan yang jelas terhadap arsip/dokumen Pemilu,”imbuhnya.
“Nantinya, hasil tata kelola arsip/dokumen pemilu dapat dijadikan sebagai referensi dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pilkada selanjutnya. Selain itu dapat dijadikan sumber data bagi masyarakat umum yang memerlukan untuk kepentingan akademis maupun kepentingan yang berguna lainnya,”pungkas lulusan Fakultas Hukum Universitas Narotama ini. (cha)